Assistenz der Geschäftsleitung mit mind. 20 Stunden pro Woche (m/w/d) als Elternzeitvertretung (1-1 ½ Jahre)

Die Stiftung Kultur Palast Hamburg sucht ab 15.08.2022:

Assistenz der Geschäftsleitung mit mind. 20 Stunden pro Woche (m/w/d) als Elternzeitvertretung (1-1 ½ Jahre)

Der Kultur Palast Hamburg ist seit 41 Jahren im Stadtteil Billstedt vor Ort und ist durch seine Stadtteilkulturarbeit mit den Akteur*innen, sozialen Einrichtungen (Kitas, Schulen, soziale Träger) und lokalen Unternehmen bis hin zu den Kindern, Jugendlichen und Familien selbst im Stadtteil vernetzt.

Die Stiftung Kultur Palast Hamburg hat jährlich ca. 350 Veranstaltungen (Kindertheater, Konzerte von Klassik über HipHop bis zu Heavy Metal), und erreicht 260.000 Besucher und bietet mit 450 Angeboten der kulturellen Bildung und 40 freien Kulturgruppen Raum.

Mit den Projekten „Klangstrolche“ (musikalische Frühförderung), HipHop Academy Hamburg (Nachwuchs- und Talentförderung für Jugendliche im Alter von 13 bis 25 Jahren) und dem Musikclub Bambi Galore ist sie weit über Hamburgs Grenzen hinaus verortete und verbreitet.

Die Stiftung Kultur Palast Hamburg sucht ab 01.09.2022 eine*n Assistent*in der Geschäftsführung mit mind. 20 Stunden pro Woche. Die Stelle ist als Elternzeit-Vertretung ausgeschrieben.

 

Aufgaben:

  • Terminkoordination und -vereinbarung, Vorbereitung von Meetings und Sitzungen inkl. Leitungsvertretung
  • Kontaktpflege und Kommunikation mit Behörden, Förder*innen, Geschäftspartner*innen, Besucher*innen
  • Verantwortlich für administrative Aufgaben, wie den Schriftverkehr der Geschäftsleitung, Anfertigung von Präsentationen gem. Vorgabe, Aufarbeitung und Zusammenfassung von z.B. Texten für Anträge für externe Zwecke
  • Analyse der bestehenden und Entwicklung effizienter administrativer Sekretariatsabläufe
  • Eigenständige Recherche und Zusammenführung von Informationskonvoluten - inkl. dazugehöriger Dokumentation - auf Anforderung der Geschäftsführung
  • Begleitung und Unterstützung der Geschäftsleitung als Projektassistenz
  • VIP-Besucher*innen-Management für Großveranstaltungen
  • Organisatorische Unterstützung von Großveranstaltungen

 

 

 

Anforderungen:

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung in der Vorstands-/Geschäftsführungsassistenz oder einer vergleichbaren Position
  • Knowhow im Projektmanagement
  • Text- und Formulierungssicherheit
  • Organisationstalent
  • sehr gute IT-Kenntnisse, sicher in MS Office
  • durchsetzungsfähig, diplomatisch, ausgleichend, stressresistent, selbstständig, strategisch denkend, sozial


Sie werden eingebunden in ein hochmotiviertes und professionelles Team. Die Stiftung Kultur Palast gibt einen Zuschuss zum HVV-Profiticket.

Bezahlung in Anlehnung ab TV-L 9.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 15.06.2022 per Mail an:

Jochen Schindlbeck
j.schindlbeck@kph-hamburg.de
Stiftung Kultur Palast Hamburg
Öjendorfer Weg 30a
22119 Hamburg