Ein*e Vorstandsassistent*in mit mind. 35 Stunden pro Woche (m/w/d)

Die Stiftung Kultur Palast Hamburg sucht ab 01.09.2021:
ein*e Vorstandsassistent*in mit mind. 35 Stunden pro Woche (m/w/d)

Die Stiftung Kultur Palast Hamburg ist seit über 40 Jahren im Stadtteil Billstedt vor Ort und durch seine Stadtteilkulturarbeit mit Akteur*innen sozialer Einrichtungen (Kitas, Schulen und soziale Träger) über lokale Unternehmen bis hin zu Kindern, Jugendlichen und Familien im Stadtteil aktiv. Das Repertoire umfasst im Jahr ca. 400 Veranstaltungen. Mit bis zu 280.000 Besucher*innen (vor Pandemie), 430 Angeboten der kulturellen Bildung sowie 40 freien Kulturgruppen und Arbeitskreisen ist der Kulturpalast in Billstedt, Hamburg und auch überregional vernetzt.

Mit den Projekten „Klangstrolche“ (musikalische Frühförderung), HipHop Academy Hamburg (Nachwuchs- und Talentförderung für Jugendliche) und dem Musikclub Bambi Galore ist sie weit über Hamburgs Grenzen hinaus verortet und verbreitet.

Aufgaben:

Verantwortliche Assistenz des Vorstandes:

  • Terminkoordination und -vereinbarung, Vorbereitung von Meetings und Sitzungen inkl. Leitungsvertretung
  • Kontaktpflege und Kommunikation mit Behörden, Förder*innen, Geschäftspartner*innen, Besucher*innen
  • Verantwortlich für administrative Aufgaben, wie den Schriftverkehr des Vorstandes, Anfertigung von Präsentationen gem. Vorgabe, Aufarbeitung und Zusammenfassung von z.B. Texten für Anträge für externe Zwecke
  • Verantwortlich für die Kommunikation des Vorstandes in alle Organisationsbereichen
  • Analyse der bestehenden und Entwicklung effizienter administrativer Sekretariatsabläufe
  • Eigenständige Recherche und Zusammenführung von Informationskonvoluten - inkl. dazugehöriger Dokumentation - auf Anforderung des Vorstandes
  • Begleitung und Unterstützung des Vorstandes als Projektassistenz

Anforderungen:

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Ausbildung
  • Mehrjährige Erfahrung in der Vorstands-/Geschäftsführungsassistenz oder einer vergleichbaren Position
  • Know How im Projektmanagement
  • Text- und Formulierungssicherheit
  • Organisationstalent
  • sehr gute IT-Kenntnisse, sicher in MS Office
  • durchsetzungsfähig, diplomatisch, ausgleichend, stressresistent, selbstständig, strategisch denkend, sozial

Sie werden eingebunden in ein hochmotiviertes und professionelles Team. Die Stiftung Kultur Palast gibt einen Zuschuss zum HVV-Profiticket.

Bezahlung in Anlehnung ab TV-L 9.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 01.08.2021 per Mail an:

Stiftung Kultur Palast Hamburg
Jochen Schindlbeck
Öjendorfer Weg 30a
22119 Hamburg

Oder per E-Mail an j.schindlbeck@kph-hamburg.de